Когда у школы один филиал и пара сотен учеников, Google Таблицы еще справляются. Но что делать, если появляются новые филиалы, а вся система учета держится на формулах, которые понимают два-три человека в команде? Футбольная школа «Питер-Сити» прошла этот путь. О том, что подтолкнуло команду перейти на CRM и что изменилось после, рассказал Владислав Портнов, заместитель директора футбольной школы «Питер-Сити».

«Цифровой штаб» на честном слове

До Параплана в «Питер-Сити» работал свой «цифровой штаб»: связка Google Таблиц и Google Форм. Тренеры отмечали посещения через формы, данные стекались в таблицы, а учет остатков занятий строился на массивах сложных формул.

Схема работала, но держалась на грани. Владислав сам признает: это была настоящая магия, только с высоким риском человеческой ошибки. Одна опечатка ломала всю логику расчетов, и администраторам приходилось часами распутывать связанные таблицы вместо того, чтобы заниматься развитием школы.

Когда стало ясно: пора менять систему

Переломный момент случился в период, когда нагрузка на команду была особенно высокой. Из-за сбоя в связанных таблицах у одного из родителей ошибочно запросили оплату уже оплаченных занятий. Разобраться, где именно произошла ошибка, удалось не сразу, пришлось долго проверять формулы вручную.

Ситуация была неприятной, но отрезвляющей. Как говорит Владислав, тогда в школе поняли: она растет, открываются новые филиалы, и масштабировать хрупкую систему из таблиц дальше уже не получится. Нужна была надежная CRM, иначе команда рисковала окончательно увязнуть в рутине.

Что изменилось после перехода на Параплан

Параплан CRM стал, по словам Владислава, «нервной системой» школы. Главное изменение: полная прозрачность процессов и удобство для всех, кто с ними связан.

Родители получили современный личный кабинет: онлайн-заявки, расписание, оплата, контроль остатков занятий и заморозки, все в одном окне. Администраторы перестали быть «калькуляторами», которые вручную сверяют цифры. У тренеров появился удобный мобильный инструмент для работы. А сама футбольная школа «Питер-Сити» объединила все филиалы в единую экосистему вместо разрозненных таблиц.

Владислав признается: после перехода команда наконец почувствовала себя технологичной футбольной школой, а не бизнесом, который держится на честном слове и ручных проверках.

Результат, которым в школе особенно гордятся

Главная гордость команды: бесшовный клиентский путь от заявки на сайте до оплаты. Благодаря открытому API Параплана футбольная школа «Питер-Сити» выстроила вокруг CRM целую экосистему: автоматические напоминания в мессенджерах, онлайн-подписание документов, кастомную аналитику. Это позволило отказаться от части сторонних сервисов и сократить расходы на IT.

Но самое ценное изменение произошло не в цифрах, а во времени. Администраторы и менеджеры освободились от рутинных проверок и сверок. Команда наконец смогла заняться тем, ради чего вообще открывала школу: развитием и новыми турнирами.

В заключение

История футбольной школы «Питер-Сити» показывает рост, который перерос свои же инструменты. Таблицы и формы отлично работают, пока бизнес небольшой. Но как только появляются филиалы, растет число учеников и тренеров, любая ручная система рано или поздно дает сбой. Вопрос не в том, случится ли ошибка, а в том, когда.

Параплан CRM помог «Питер-Сити» не просто автоматизировать процессы, а вернуть команде время и уверенность в цифрах. И, что немаловажно, дал возможность в итоге снова заниматься любимым делом: футболом, а не таблицами.

Хотите такой же результат? Откройте пробный период в Параплан CRM и оцените пользу