Учет абонементов: как контролировать занятия
и оплаты в Параплан CRM
Зачем нужна система учета абонементов
Администратор отмечает присутствие ученика — Параплан списывает занятие и обновляет остаток. Вы сами определяете, при каких статусах происходит списание. История посещений сохраняется в карточке ученика, поэтому при необходимости легко проверить данные.
Создайте шаблоны со стоимостью, количеством занятий и сроком действия, чтобы не заполнять одинаковые данные при каждой продаже. Например, можно подготовить варианты на 4, 8 и 12 посещений, администратору останется выбрать подходящий.
Непродленные абонементы отображаются на главной странице, поэтому администратор сразу видит, с кем пора связаться.
Дополнительно можно настроить автоматические напоминания клиентам — например, когда остается несколько занятий.
Как вести учет абонементов — вручную или в CRM
В CRM часть этой работы берет на себя система. Сравним, как это выглядит в ежедневной работе администратора.
Эффективнее
Екатерина руководит детской студией «Домик на деревне». Сначала учет учеников, занятий и оплат она вела в Excel. Пока большую часть работы Екатерина выполняла сама, таблиц казалось достаточно.
Со временем информации стало больше: после занятий нужно было вручную обновлять остатки на абонементах, следить за оплатами и продлениями, сверять данные. Однажды Екатерина пропустила платеж и заметила это не сразу. Пришлось писать родителям и восстанавливать историю событий.
После этого она решила перенести учет в Параплан CRM. База учеников, абонементы, оплаты и посещения теперь связаны в одной системе, а часть ежедневной работы Екатерина смогла передать администратору.
Екатерина перенесла базу из Excel в Параплан. У каждого ребенка появилась отдельная карточка с основной информацией и историей взаимодействия. Теперь данные об ученике можно быстро найти и проверить в одном месте.
Для каждого абонемента Екатерина задала стоимость, количество занятий и срок действия. Сотрудники видят условия конкретного ученика и актуальный остаток без дополнительных таблиц и ручных расчетов.
Теперь информация об оплатах сохраняется в Параплане. Екатерина и администратор могут в любой момент проверить историю платежей и увидеть актуальные данные по ученику.
После занятия педагоги отмечают присутствующих. Параплан сохраняет посещение, списывает занятие по заданным правилам и автоматически обновляет остаток на абонементе.
Екатерине и администратору больше не нужно после каждого занятия пересчитывать его вручную.
Екатерина видит, сколько занятий осталось у каждого ученика и какие абонементы подходят к концу. Поэтому администратор может вовремя предложить продление, не сверяя несколько таблиц и списков.
Когда у Екатерины появился администратор, объяснить ему процесс работы оказалось гораздо проще: учет уже был выстроен в Параплане.
Сотруднику не нужно было запоминать отдельные правила ведения таблиц или уточнять информацию у руководителя. Часть задач по ученикам, абонементам, посещениям и оплатам Екатерина смогла передать ему, сохранив возможность контролировать данные в системе.
за посещениями, оплатами и продлениями.
Дополнительные возможности
Частые вопросы об учете абонементов
Да. В личном кабинете Параплан CRM клиент может посмотреть информацию об абонементах, историю посещений и платежей, а также расписание. Родителю не нужно каждый раз обращаться к администратору, чтобы уточнить данные по занятиям. Доступ к кабинету центр предоставляет своим клиентам.
