CRM для школы: как выбрать систему и не пожалеть об этом

В 2025 году CRM-система стала практически обязательным инструментом для любой организации, стремящейся повышать прибыль и эффективно развиваться. Это касается и учебного бизнеса: CRM для образовательных центров становится таким же необходимым элементом успеха, как квалифицированные преподаватели или методические материалы. Прошли времена, когда можно было обойтись блокнотом и таблицами: без системы вы рискуете терять потенциальных учеников, упускать прибыль и тормозить развитие школы.

Что такое CRM-система

CRM (Customer Relationship Management) – это программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации взаимодействия с клиентами, повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов. Проще говоря, CRM-система помогает централизованно хранить всю информацию об учениках и истории общения с ними, выстраивать бизнес-процессы вашей школы и анализировать результаты.

Зачем школам нужна CRM-система

Любой частный учебный центр, будь то языковая школа или секция карате, выполняет ежедневно множество рутинных задач: запись учеников на занятия, контроль оплат, обзвон новых заявок, рассылка напоминаний, ведение расписания и т.д. Без CRM-системы для школы все эти процессы ведутся вручную - администраторы работают в разрозненных таблицах, мессенджерах, тетрадях. В итоге страдает качество сервиса, теряются контакты, заявки обрабатываются медленно. Ниже мы сравнили, как выглядит работа школы без CRM и с ней:

Например, после внедрения CRM в школе танцев FLEXX (г. Новосибирск) руководители отметили, что заявки стали обрабатываться быстрее, и ни один клиент больше не «теряется» после пробного занятия - все заинтересованные получают обратную связь и доводятся до записи на курс. В результате конверсия лидов в оплативших учеников заметно выросла, а управляющий наконец получил полный контроль над продажами.

Итак, CRM-система для школы дает учебному бизнесу ряд ощутимых выгод:

• Единая база учеников. Сотрудники работают в одном цифровом пространстве. Ошибки и дублирующиеся записи сводятся к нулю.
• Быстрая обработка заявок. Новые обращения сразу попадают в CRM и распределяются между менеджерами.
• Планировщик задач напомнит перезвонить каждому потенциальному ученику. Благодаря чему ни одна заявка не будет забыта. Нужно только поставить задачу 😌
• Удержание и возврат клиентов. Через CRM легко настроить автоматическую отправку уведомлений: напоминания о предстоящих занятиях, переносе, отмене и т.д. Это помогает ученикам реже пропускать занятия и чаще продлевать абонементы - повышается LTV клиента.
• Прозрачная аналитика. Руководитель школы видит статистику по продажам, посещаемости, наиболее прибыльным курсам, источникам заявок и пр. На основе этих данных можно принимать обоснованные решения, как развивать бизнес (например, какие новые направления открыть, и где усилить рекламу).
• Оптимизация работы команды. CRM избавляет администраторов и педагогов от лишней рутины: учет посещений и оплат автоматизирован, отчеты делает система. Преподаватели видят свои группы и успеваемость учеников, администраторы контролируют оплаты, а директор - ключевые показатели в режиме реального времени.

Для каких школ внедрение CRM окупает затраты?

Конечно, CRM подходит не всем. Если вы представляете обычную общеобразовательную школу, полноценная коммерческая CRM-система, вероятно, не принесет ощутимой пользы. Но для большинства негосударственных учебных заведений внедрение CRM быстро оправдывает вложения. Лучше всего эффект заметен в следующих случаях:

Спортивные школы и секции

Спортивным клубам, секциям и школам единоборств CRM поможет качественно выстроить процессы. CRM для спортивных школ и клубов позволяет вести единое расписание тренировок, учитывать абонементы и результаты спортсменов, автоматизировать напоминания о занятиях. Например, CRM-система для спортивного учреждения (скажем, CRM для футбольной школы) напомнит родителям о предстоящей тренировке или о завершающемся абонементе юного футболиста. А еще покажет тренеру статистику посещаемости. В спортсфере часто бывают несколько филиалов и сотни воспитанников - CRM тут незаменима для координации работы и повышения лояльности.

Школы танцев

Для руководителя танцевальной студии CRM-система становится незаменимым помощником в администрировании. CRM для школы танцев автоматизирует запись новых учеников на пробные уроки (ссылку на виджет онлайн-записи можно разместить на сайте или соцсетях), рассылает напоминания о занятиях и помогает контролировать оплату абонементов. Танцевальные школы обычно предлагают множество групп по разным стилям, уровням и возрастам - CRM упрощает ведение расписания и учета клиентов. Как результат, больше пробных занятий конвертируется в постоянных клиентов, а руководители студии видят, какие направления приносят наибольший доход.

Музыкальные школы

CRM для музыкальной школы тоже быстро окупается. Она помогает администраторам отслеживать расписание занятий по разным инструментам и педагогам, вести учет успеваемости учеников (например, сдала ли ученица фортепиано экзаменационную программу), а также автоматически напоминать о предстоящих уроках через уведомления. Кроме того, через систему можно управлять расписанием репетиций, учитывать абонементы на месяц, семестр или другой нужный период. Руководители музыкальных школ отмечают, что с CRM им проще держать под контролем загрузку преподавателей и вовремя предлагать ученикам продолжить обучение или перейти на продвинутый курс.

Языковые школы

Для языковых центров, школ английского и других языковых курсов CRM-система фактически становится ядром бизнеса. Она позволяет собирать подробные профили студентов (уровень языка, прогресс, сданные тесты) для последующей группировки учеников по их по уровням и интересам. CRM для языковой школы упрощает передачу учебных материалов и домашних заданий и отправляет напоминания о занятиях. Особенно полезна CRM для школы английского языка, где поток учеников большой: система предотвратит ситуации, когда менеджер забывает перезвонить участнику курса или потеряет контакт ученика после демо-урока. Также CRM интегрируется с популярными учебными онлайн-платформами и мессенджерами, что упрощает коммуникацию с учениками (например, отправить ссылку на Zoom-урок можно прямо из системы). Итог: языковая школа получает больше повторных продаж (студенты переходят на следующие уровни, смежные курсы), а новые лиды оперативно обрабатываются и конвертируются в учеников.

Школы дополнительного образования

Под эту категорию подпадают различные центры допобразования: студии развития для детей, центры подготовки к экзаменам, кружки робототехники, репетиторские центры и т.п. Во всех этих случаях CRM для школы дополнительного образования облегчает жизнь руководителю. Во-первых, система помогает не зависеть от конкретных администраторов - вся база учеников и история обращений остается в CRM, даже если сотрудники сменились. Во-вторых, CRM позволяет вести учет пробных занятий, абонементов, посещаемости в нескольких филиалах одновременно (актуально, если у вас, к примеру, сеть детских клубов по городу). В-третьих, готовые интеграции с мессенджерами дают вашим клиентам удобный сервис: вы быстро отвечаете на сообщения, ведь вам не нужно переключаться между мессенджерами. Для небольших центров допобразования стоимость CRM невелика, а польза огромна - автоматизация многих процессов экономит время, которое администратор может потратить на общение с клиентами.

Как понять, что вашей школе нужна CRM-система

Когда стоит задуматься о внедрении CRM? Ниже небольшой чек-лист. Если вы соглашаетесь хотя бы с одним пунктом, пора действовать:

• Вы хотите увеличить число новых учеников и продаж в вашей школе.
• Вы стремитесь повысить пожизненную ценность каждого клиента (LTV) за счет повторных продаж.
• Вы планируете масштабировать свой учебный бизнес (новые филиалы, франчайзинг и т.д.).
• Вы замечаете, что много времени уходит на рутину, и хотите освободить время себе и сотрудникам.
• Вы хотите улучшить качество сервиса для учеников: своевременно отвечать на запросы, напоминать о занятиях, предоставлять личный кабинет и т.п.
• Вы переживаете за сохранность клиентской базы (хотите исключить риск, что данные об учениках «уйдут» вместе с уволенным сотрудником).

Если вы ответили «да» хотя бы на один из этих вопросов, вам определенно нужна CRM-система для школы. Попробуйте Параплан CRM бесплатно уже сегодня (10 дней тестового доступа), чтобы своими глазами увидеть преимущества для вашего учебного центра!

Сколько стоит внедрение CRM в школе?

Одним из распространенных опасений руководителей является стоимость CRM. Давайте разберемся, из чего она складывается, и почему вкладываться в CRM для школы выгодно:

1. Прямая стоимость лицензии или подписки. Большинство CRM-систем предоставляются по модели ежемесячной подписки (SaaS). Цены варьируются в зависимости от выбранных функций. Например, тарифы Параплан CRM для небольших школ начинаются примерно от 990 руб./мес. Одно индивидуальное занятие с учеником, и вы отобьете стоимость лицензии. Главное, воспринимать эти расходы как инвестицию: даже лишние 1500–2000 ₽ в месяц на CRM способны окупиться за счет роста продаж. Согласно данным, использование CRM позволяет снизить расходы в учебном центре на маркетинг и продажи примерно на 15% и увеличить выручку на 12%. Другими словами, грамотно внедренная CRM-система окупает себя очень быстро.
2. Время на обучение сотрудников. Новая программа требует освоения, и это тоже своего рода затрата. Если CRM сложная и запутанная, ваши администраторы могут провести недели, пытаясь в ней разобраться, что выльется в скрытые убытки (в это время они могли бы продавать и работать с клиентами). При выборе CRM для школы убедитесь, что интерфейс прост и понятен. В идеале система должна быть рассчитана на пользователя без специального IT-образования. Например, у в Параплан CRM очень простой интерфейс – 80% клиентов освоили его менее чем за час, при этом не требуется нанимать отдельного специалиста. Обучение новых сотрудников также не составит труда: достаточно изучить базу знаний, просмотреть несколько видеоуроков или записаться на консультацию с сотрудником Параплан. То есть время на внедрение минимально, а значит, и затраты на него снижаются.
3. Перенос данных и настройка под процессы. Внедрение CRM в школе включает перенос текущей базы учеников, чтобы вы не начинали с нуля. Некоторые сервисы берут за это отдельную плату, особенно если данных много. В случае с Параплан CRM перенос базы можно сделать бесплатно. Наши сотрудники отправят вам шаблон в Excel, а затем загрузят все данные в систему.

Настройка системы под ваши бизнес-процессы (добавление пользовательских полей, прав доступа, воронок продаж) обычно выполняется самостоятельно и не требует программиста. Но если нужна помощь, то всегда можно посетить обучение с сотрудником.

Стоимость внедрения CRM для школы складывается из цены самой системы + времени/ресурсов на внедрение. Но правильно выбранная CRM-система минимизирует сопутствующие затраты. К тому же, вы всегда можете начать с бесплатного тестового периода, чтобы убедиться в ценности CRM, прежде чем вкладывать деньги. Многие наши клиенты после пробного периода понимают, что уже не представляют работу своей школы без CRM 😊.

Полезные материалы о внедрении CRM в школе

Хотите глубже понять тему и увидеть реальные примеры? Рекомендуем следующие материалы:

• Адаптация нового сотрудника в CRM-системе Параплан – статья о том, как быстро освоиться в системе и в будущем помочь адаптироваться другим сотрудникам.
• 3 ошибки при внедрении CRM, которых можно избежать – материал, который поможет разрушить неверные представления компаний о работе в CRM-системе, чтобы вы не теряли время и деньги впустую.

(Больше полезных статей ищите в нашем блоге)

Частые вопросы о CRM для школы

Можно ли вести учет учеников по-старому – в Excel или журнале?
На первых порах, когда учеников мало, многие так и делают. Но по мере роста школы Excel и бумажные журналы перестают справляться: данные начинают теряться, трудно быстро собрать аналитику, человеческий фактор приводит к ошибкам. Согласно статистике, 91% организаций с численностью от 11 сотрудников уже используют CRM-системы для работы с клиентами. Это значит, что рынок диктует свои правила: чтобы оставаться конкурентоспособным, вашему учебному центру нужна современная система учета. CRM обеспечит порядок и прозрачность, недостижимые при ручном ведении базы. Кроме того, она экономит время - многие процессы автоматизируются, и ваши администраторы смогут вместо рутины заниматься развитием школы и работой с клиентами.

Есть ли смысл пытаться найти CRM бесплатно?
Существует немало бесплатных CRM (или условно бесплатных с ограниченным функционалом). Однако бесплатные CRM редко подходят образовательным проектам: у них может не быть нужных именно функций (например, расписания или учета абонементов), отсутствует русскоязычная поддержка, низкий уровень защиты данных. Бесплатные версии часто имеют лимиты на число пользователей или записей, что делает их временным решением. В результате через несколько месяцев вам все равно придется переходить на платную профессиональную систему, потратив дополнительное время. Поэтому лучше сразу выбрать CRM, которая заточена под школы и учебные центры, и воспользоваться бесплатным пробным периодом. Так вы без рисков оцените удобство и убедитесь, что система стоит своих денег. Кстати, в Параплан CRM полный функционал доступен бесплатно первые 10 дней.

Насколько быстро окупятся затраты на CRM?
Практика показывает, что вложения в CRM-систему окупаются довольно быстро – главное, активно использовать ее возможности. По данным исследования G2, компании в среднем возвращают инвестиции в CRM за ~13 месяцев. Многие наши клиенты отмечали, что за первый год работы с CRM у них заметно выросли продажи (за счет лучшей обработки лидов и повторных обращений) и снизились расходы на привлечение новых учеников. Фактически CRM начинает приносить прибыль сразу после внедрения: например, если благодаря системе вы удержали хотя бы 5–10 учеников, которые без напоминаний могли бы уйти после пробного занятия, она уже окупилась. Добавьте сюда экономию времени сотрудников (а время – это тоже деньги) и получите отличный ROI от CRM. Главное, правильно настроить бизнес-процессы и обучить команду пользоваться инструментом на 100%.

Сложно ли внедрять CRM-систему в школе, если персонал не айтишники?
Современные облачные CRM разрабатываются с упором на простоту, поэтому большинству пользователей не требуется специальное обучение. Интерфейс Параплан CRM, например, интуитивно понятен - ваши администраторы разберутся самостоятельно или с минимальной помощью. Кроме того, внедрение обычно сопровождается командой CRM. В случае Параплан команда помогает загрузить базу и отвечает на вопросы. Среднее время ответа технической поддержки в рабочие часы около 15 минут. Таким образом, вы не остаетесь один на один с программой.

Для небольшой школы на 20–30 учеников CRM действительно нужна?
Даже небольшой учебный проект выигрывает от внедрения CRM. Во-первых, вы закладываете фундамент для роста: если завтра учеников станет 100, вы будете к этому готовы и не утонете в оргработе. Во-вторых, даже на 20 клиентах CRM экономит время и улучшает сервис – все заявки обрабатываются вовремя, никакой ученик не забывается, все платежи учтены. В-третьих, CRM позволяет владельцу школы лично контролировать каждый шаг продаж и обучения, даже если он совмещает множество ролей. Практика показывает, что именно те небольшие центры, которые первыми внедряют CRM, затем вырастают быстрее конкурентов. Так что размер бизнеса – не повод отказываться от современных инструментов. Если у вас амбиции расти или просто желание навести идеальный порядок в делах, CRM поможет и в маленькой школе.

В заключение, CRM для школы – это не роскошь и не дань моде, а реальный рабочий инструмент, повышающий эффективность образовательного бизнеса. Правильно выбрав систему и внедрив ее, вы очень скоро почувствуете, как ваша школа выходит на новый уровень: больше учеников, выше лояльность, отлаженные процессы и спокойные сотрудники. Желаем удачи в выборе CRM-системы и предлагаем протестировать возможности Параплан CRM. Вдруг это и есть то самое решение, которое идеально подойдет вашей школе! 🚀