Excel vs CRM-система: что выбрать для детского или учебного центра

Масштабирование бизнеса и рост компании возможны только при использовании современных инструментов. Нельзя развить скорость 300 км\ч, когда сидишь за рулем авто с мощностью двигателя 70 лошадиных сил. В различии CRM-системы и Excel-таблицы принцип такой же.

Целевая функциональность.

CRM-система - инструмент не только для увеличения продаж. Существуют специализированные системы для ведения бухгалтерского учета, ресторанного бизнеса, записи в салоны красоты, для регистрации на авиарейсы.

Для образовательных учреждений на рынке тоже есть CRM-решения. В подобных системах владелец центра может вести учет от и до, используя специфические разделы и функции. В Excel или Google-документах нет готовых инструментов, чтобы выплатить з\п педагогу, отметить посещение, записать лида на пробный урок или списать занятие с абонемента. Зачем придумывать сложные связки в таблицах, когда в CRM уже все реализовано под сферу образования и спорта?

Интеграции.

CRM-система в отличие от таблицы Excel автоматизирует процессы, сокращает количество ручных действий. Вы делаете меньше переключений между программами и работаете быстрее. Google-документы тоже могут интегрироваться с разными сервисами. Однако пользователи говорят, что связки замедляют работу - программа может зависать.

В CRM-системе для дополнительного образования интеграции помогают сосредоточиться на клиентском сервисе и сделках, а не погружаться в рутину.

Например:

• Лиды записываются на пробное занятие через виджет онлайн-расписания на сайте и сразу попадают в раздел “Воронка продаж”.
• Потенциальные клиенты оставляют заявку через форму сбора заявок в социальных сетях и становятся новым лидом.
• Родитель онлайн пополняет баланс через Личный кабинет.
• Запись телефонного звонка с учеником сразу остается в системе.
• Администратор поздравляет клиентов с Днем рождения через SMS-рассылки

Про интеграции в Параплан CRM подробно читайте здесь.

Все в одном месте.

Как бы вы не пытались организовать учет в Google или Excel-таблицах - разных папок, ссылок, отдельных документов не избежать. Чем больше пользователей и учеников, тем больше увеличивается объем таблиц, данные спутываются и наступает хаос.

А в CRM для образовательного центра вся информация доступна в один клик - задачи по клиенту, количество занятий, финансы, отчеты и другое. Разделы и блоки логически связаны. Изменения в системе вносятся в режиме онлайн и данные всегда актуальны.

Кроме этого, система подскажет, когда День рождения ученика, у кого закончился абонемент, кто должен деньги центру. Для работы не нужно использовать разные сервисы. Все необходимое вы найдете в CRM для обучения.

Безопасность.

Google или Excel-документы сотрудник легко скачает на свое устройство. Если не настроено ограничение доступа к папкам, то конфиденциальную информацию трудно сохранить нетронутой. Особенно, когда сотрудники делятся ссылками на гугл-документы, а не открывают доступ на почты. В большинстве случаев почты - личные ящики, что небезопасно, ведь их легко взломать.

Как решает эту проблему CRM-система?

Настройка прав доступа для пользователей. Администратор, педагог, маркетолог - каждый видит то, что нужно для его работы. Остальную информацию владелец CRM может скрыть. Пользователи заходят в систему под индивидуальным логином и паролем. Когда требуется закрыть доступ к аккаунту, удаляете сотрудника. Он больше не попадет в CRM-систему под старыми данными для входа.

Простота использования.

Распространено заблуждение, что освоить CRM гораздо сложнее, чем Excel. Объясним, почему это не так.

Для продвинутой работы в екселе надо знать десятки формул и уметь их сочетать. Не станем отрицать, что инструменты Excel позволяют сделать сводную таблицу, которая собирает отчет за 20 минут, а не за 2 дня. При условии, что сотрудник в совершенстве знает Excel и научит коллег. На практике это - трудная задача, ведь формулы легко повредить или удалить.

CRM-cистема изначально разрабатывается так, чтобы в ней мог разобраться человек с любым пользовательским опытом. Программа для учета сама знает, какие данные корректны, показывает дубли и ошибки, подсказывает удобный способ работы. Сломать что-то невозможно.

Убедитесь сами, как интуитивно-понятен и прост Параплан. Откройте бесплатный доступ на 10 дней для теста системы тут.

Сохранность данных.

Человеческий фактор неизбежен в работе: документ можно удалить без возможности восстановления или забыть, в какой папке он сохранен. Иногда техника виснет после нескольких часов работы и данные теряются. Сталкивались с таким при работе в таблицах Excel?

Ведите учет в CRM-системе и сократите количество ошибок и непредвиденных ситуаций:

1. Облачная CRM работает через Интернет. Вы не потеряете ценную информацию, так как она надежно шифруется и резервно копируется.
2. Система уведомит о наличии дублей или пересечении в расписании, например. Это сокращает время на поиск ошибок в последствии.
3. Если что-то не получается, на связи специалисты технической поддержки. Вместе решить проблему гораздо быстрее. В Excel или Google-документах персональных помощников нет.

Итак, CRM-система функциональнее и удобнее для работы детского или учебного центра, чем Excel или Google-документы. Главный секрет успеха - использование максимум инструментов CRM. Это позволит адаптировать ваши бизнес-процессы под систему.

Если готовы начать автоматизацию бизнеса, предлагаем зарегистрироваться в системе по кнопке ниже.